Interne Organisatie

Ledenadministratie

De tweede secretaris van de vereniging is verantwoordelijk voor een correcte ledenadministratie. Deze verantwoordelijkheid heeft hij gedelegeerd aan Henk van Winkel en Ad Castelijns. Seniorenvereniging Bladel maakt gebruik van het door KBO-Brabant ondersteunde programma Leaweb. In een protocol zijn duidelijke afspraken gemaakt tussen Seniorenvereniging Bladel en KBO-Brabant over het omgaan met de privacygevoelige ledengegevens. De toegangsrechten tot Leaweb zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Bestuursleden hebben, na autorisatie, een raadpleegmogelijkheid in het bestand.

Coördinatie interne organisatie (vrijwilligers)

Een vereniging zoals Seniorenvereniging Bladel met meer dan 1.300 leden en een breed aanbod van activiteiten kan niet functioneren zonder een grote groep enthousiaste vrijwilligers. Alle bestuursleden hebben een raadpleegfunctie in Leaweb waarin al onze vrijwilligers, per werkgroep, staan vermeld. Alle bestuursleden houden vanuit hun verantwoordelijke portefeuille leesrechten op ‘ONS Actueel’, de tweewekelijkse nieuwsbrief van KBO-Brabant. Wijzigingen geven zij door aan Henk van Winkel en Ad Castelijns.

Gastvrouwen(heren) (Rita van den Oetelaar)

Gastvrouwen ondersteunen een activiteit met koffie/thee of water.

Ze proberen het de mensen naar de zin te maken. Koffie en thee kosten € 0,50 per kop. Buiten koffie en thee wordt er ook veel water gedronken (gratis). Dus dorst hoeft men niet te hebben.

Logistiek (Rita van den Oetelaar)

De bestuursleden en coördinatoren van de activiteiten moeten de door hen gewenste ruimte reserveren bij de daarvoor aangewezen vrijwilliger. Hij/zij zorgt voor vastlegging van de activiteit op het digitale infobord in de hal van De Schouw en op de tablet in de keuken (voor de gastvrouwen). Wijziging of afzegging van een activiteit moet tijdig worden doorgegeven zodat een zaalruimte opnieuw ingepland kan worden. Dat geldt ook voor zaalruimte die in Den Herd wordt gereserveerd. Reserveringen zijn te bekijken op onze website onder organisatie/reserveringen.

Beheerders

De beheerders zorgen voor het ordentelijk verloop van de activiteiten die in De Schouw plaatsvinden. Zij zorgen voor het inrichten van de zaal, het gebruik van hulpmiddelen zoals beamer en geluid. Na afloop van de activiteit wordt gezorgd voor het opruimen van de zaal en de gebruikte hulpmiddelen.

Schoonmaak

Onze schoonmaakster zorgt dat De Schouw wekelijks geboend wordt. De wc’s krijgen twee keer per week een beurt. Ook worden wekelijks de vuilniszakken vervangen. Daarnaast zorgt onze schoonmaakster voor een tijdige aanvulling van papieren handdoekjes (wc), luchtverfrissers (wc), zakken (wc), wc-papierrollen, cleaner, was, boen ‘pads’ voor het vloeronderhoud.

Drukwerk intern

De tweede secretaris van de vereniging is verantwoordelijk voor het interne drukwerk.

Aanschaf:

Het dagelijks bestuur is belast met de aanschaf en het onderhoudscontract van de apparatuur.

Gebruik:

De kopieerverantwoordelijke zijn verantwoordelijk voor de productie. Zij hebben daarvoor een unieke inlogcode. Als reserve heeft het Dagelijks Bestuur een inlogcode.

Kopieeropdracht:

Een opdrachtgever is een persoon die binnen de vereniging verantwoordelijk is voor een of meerdere activiteiten. Onder vermelding van naam, het aantal te produceren eenheden en de gevraagde afwerktermijn, wordt het te kopiëren formulier klaargelegd in het daarvoor bestemde bakje. Binnen de gestelde termijn zal een kopieerverantwoordelijke de opdracht uitvoeren. De kopieën worden samen met het origineel klaargelegd in het daarvoor bestemde bakje.

Huismeester (Walter Wouters)

Onze huismeester is verantwoordelijk voor het klein onderhoud van zalen, meubilair en gebouw. Ook past hij de instelling van de thermostaat van de verwarming aan van zomertijd naar wintertijd en vice versa. Ook als tussentijdse instellingswijzigingen noodzakelijk zijn dan past hij de instelling van de thermostaat van de verwarming aan.

Zalenreserveringen

Handboek Seniorenvereniging Bladel

 

Contactpersoon:
Henk Heesterbeek
tel. 0497-384186
Email: HenkHeesterbeek@SeniorenverenigingBladel.nl